Po digitalizaci mají vyšší zisk i spokojené zaměstnance

Navíc rutinní úkony převzal stroj a lidé se věnují smysluplnějším činnostem. Nejen tento příklad potvrzuje, že digitální transformace podniků je hnacím motorem současné ekonomiky. Ukážeme vám, jak pomohla byznysu konkrétní firmě a vsadíme se, že uvidíte některé podobnosti s tou vaší. Poté vysvětlíme, pro koho a v jaké fázi je digitalizace opravdu třeba.

Zadání klienta znělo jasně. Zdokonalit systém a zaměřit se i na vývoj webových aplikací, který výrazně ulehčí firmě od stále se opakujících činností a sjednotí data, což pomůže zaměstnancům, protože podklady pro svoji práci dostanou z jednoho místa rychlostí blesku. Vše dobře promyslet, spočítat a nastavit tak, aby se podnikový informační systém mohl dále rozvíjet.

Procesy uvnitř firmy odhalily slabá místa

Největší výzva pro Think Easy bylo vyznat se v jednotlivých vazbách, alikvotních cifrách, službách, nájmech... Ale rozklíčování procesů a návrh řešení se povedl na jedničku, jak potvrdil ředitel služby Tvůj Správce Tomáš Pauer: „Oceňuji rychlost Think Easy a jejich maximální snahu o pochopení všech souvislostí, které náš byznys přináší. Naše díky jim patří i vzhledem k tomu, že vývoj projektu převzali asi v polovině a pracovali na cizím základu. V tuto chvíli dále spolupracujeme na zdokonalování systému a nastavení dalších automatizací.“

Původní systém postrádal spoustu důležitých funkcí. Faktury se zadávaly do počítače ručně, stejně se hlídala i jejich splatnost a každou bylo třeba jednotlivě odeslat majitelům a nájemníkům. Při 450 nemovitostech a různých proměnných to dalo opravdu zabrat.

Jak zvýšit obrat a pomoci zaměstnancům

Když tento rutinní proces odpadl, lidé z fakturačního oddělení se zaměřili na klientský servis – od té doby zvyšují komfort majitelům, úroveň služeb nájemníků, vyhledávají další příležitosti. A firmě to svědčí.

Počet bytů vystoupal na 700, s tím i obrat a spokojenost zaměstnanců, které aktuální podmínky motivují k dalšímu rozvoji. „Díky automatizaci fakturačního systému, automatické fakturaci a další automatizaci nahrání faktur do účetního systému, jejich upomínkování a automatizované nahrání do banky jsme ušetřili zaměstnancům Tvého Správce spoustu manuální práce, při které mohly vznikat i chyby a práce zabíraly moc času,“ shrnuje obchodní ředitel a Cloud konzultant Think Easy Matěj Schuh.

Co umí dobře nastavený fakturační systém

Také chcete mít skvěle šlapající systém, který vám ušetří spoustu starostí? Toto jsou důležité základní funkce, které můžete mít i vy:

• automatická fakturace podle nastaveného finančního plánu (ve Tvůj Správce pravidelně, pro každý aktivní byt a jeho podnájemníka)

• počítání alikvotních částek (při změně nájmu v měsíci)

• jednorázová fakturace s možností přepočtu DPH a dalšími nástroji

• automatická synchronizace faktur do účetního systému

• rozlišení faktur (u podnájemních předání k automatické obsílce připomenutí splatnosti)

• import nezaplacených faktur pro automatické vystavení pokut či nedoplatků

• hromadné vystavení faktur

• jedním klikem nahrání faktur k zaplacení do banky

• fakturace na poměrnou částku (např. pokud je byt obsazen jen část měsíce)

• automatická fakturace pro platby na SVJ

• rozesílání faktur e-mailem s kontrolou doručení

Systém na míru, nebo již vytvořený?

Vyladěný fakturační systém byl základním kamenem digitalizace ve službě Tvůj Správce. Posílily ji ještě automatické připomínky prohlídek a fotografování bytů i revizí spotřebičů. Vzhledem k rozsahu a specifickým potřebám byl pro ně systém na míru ideální. U některých firem se ale může stát, že jim stačí již existující fakturační systém, který Think Easy implementuje do stávajících firemních procesů.

Promyšlený podnikový informační systém je základ úspěchu

Konkurenceschopný byznys 21. století je založený na lidech, kterým k maximálnímu výkonu a efektivitě pomáhají digitální systémy. Člověk + digitalizace odolá jakýmkoliv lehce zkopírovatelným nápadům, které ve velkém plodí umělá inteligence (AI). Je lepší z AI udělat svého spojence, využít ho například v interním ERP systému, který centrálně spravuje kvanta dat, je aktuální, rychlý a s umělou inteligencí může i předvídat. Nebo v CRM systému, který shromažďuje a řídí data i aktivity zákazníků (tedy mimo firmu) od faktur až po vzájemnou komunikaci. To hlavní a jedinečné však vymyslí jedině lidský mozek. Důmyslné aplikace jsou jim oporou. Například obchodním zástupcům umožní prodat více zboží nebo služeb.

Střední podniky digitalizací šetří peníze a ukazují záda konkurenci

Za vše hovoří letité zkušenosti. Think Easy má ve svém portfoliu více než 50 podniků střední velikosti a jejich počet stále stoupá. Jde o firmy s 20 až 50 zaměstnanci, kterým přestalo stačit krabicové řešení softwaru, jež je nepřizpůsobivé. Navíc si dobře spočítali, že pokud nyní platí například 20 dolarů za každého člověka měsíčně, vrátí se jim investice do systému na míru za rok, maximálně dva! Přitom v dalších letech z něj už jen těží. Mohou ho kdykoliv obnovovat, rozšiřovat, reagovat jím na tržní změny, mít náskok před konkurencí.

Každá středně velká společnost by měla zvážit vlastní informační systém, který celou firmu zefektivní a zpřehlední. Změny v budoucnu pak provede bez vrásek na čele. Zavádí se více poboček? Žádný problém. Systém existuje, maximálně se upraví některé parametry.

Digitalizuje dříve, než to bude akutní

Nechte si udělat analýzu vašich firemních procesů. Přenechejte strojům fakturování a veškeré činnosti, které vás stejně nebaví a počítač je zvládne rychleji, efektivněji a dost možná i přesněji. Věnujte se byznysu, který se bez vás neobejde. A transformaci firmy do 21. století svěřte specialistům z Think Easy.

Kontaktujte nás, konzultace je zdarma.

Kdo tvoří Think Easy
Ajťáci, kteří mluví lidskou řečí a dnem i nocí hltají novinky z IT světa. Svoji práci prostě milují a vy z toho můžete jen těžit. Vyvíjí webové, mobilní a desktopové aplikace pro firmy i koncové zákazníky. Budují CRM, ERP a další informační systémy včetně IoT. Součástí týmu jsou konzultanti, kteří řešení lidských problémů úspěšně převádí do softwaru. Všechny je vede ten největší nadšenec a obchodník v jednom.

Volejte: +420 775 409 077
Pište: matej@thinkeasy.cz